关于电子文件管理的几个核心概念探讨

     基于我国电子文件管理领域中核心概念缺乏标准解析的现状,对于电子文件管理理论与实践运用的三个核心概念——电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统进行概念梳理,在中外比较研究基础上,作出解释并作相应的理论说明。 
关键词电子文件;电子文件管理;电子文件管理系统 
1 引言 
电子文件的大量形成及其管理需,极大地冲击了传统档案学的理论基础与管理实践,无论是作为一种独立的管理领域,或者是作为档案管理的前端延伸,世界各国都基本形成了比较明确的电子文件管理机制、体制,开发和制定了相关的应用系统、标准规范与解决方案。然而,纵观电子文件管理的理论研究,我们又惊奇地发现,尽管二十多年来人们对电子文件认识不断深化,管理内容在不断扩展,但在电子文件及电子文件管理领域中,名词术语普遍存在概念模糊、随意性大、使用混乱等不规范、不统一的现象,甚至由此引发“语言缺陷”,严重影响了电子文件管理理论研究、实践发展和国际化交流。特别是涉及的电子文件管理理论研究与实践广泛应用的三个核心概念即电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统,似乎都没有一个统一的名称或者概念解析。2012年,我们承担并完成的国家电子文件管理部际联席会议办公室课题——《电子文件管理术语规范》 ,在中外有关资料的分析和有关专家的建议基础上,对于这三个核心概念作一个探讨,以明确其概念的内涵,以及概念关系。 
2 关于“电子文件”概念 
中外关于电子文件的用语及解释比较复杂。二十多年来,电子文件有多种称谓,类似有“机读文件”、“数字文件”,也有“数字文档”、“电子文档”、“计算机文档”等似是而非的同类名称。个中关系我们且不深究,单就电子文件(Electronic record),目前,中外相关标准规范、术语表、论著中的定义表述不一。 
其中,国内的主类型列举如下 
(1)电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。1 
(2)电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。2 
(3)电子文件是指机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。3 
(4)电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。4 
而国际组织和美、澳两国的代表性定义列举如下 
(1)电子文件也称“数字文件”,它是用电子设备传递和维护并具备以下特征的文件
i)结构电子文件和附件或其他相关文档任何链接的格式。 
ii)内容在电子文件的结构中传递交易证据的信息。 
iii)背景记录来源的信息,(这些信息)与电子文件的交易相关,包括创建者、日期、安全性和访问、语言、处置、格式等;背景通常分布在结构和内容中。5 
(2)电子文件是在自动化系统中已被捕获和固定以实现存储和操作的数据或信息,求使用这个系统呈现这些数据或信息能被人们所理解。6 
(3)电子文件是用电子设备创建或维护的文件,包括模拟格式(另见数字文件)。7 
(4)电子文件是i) (RM)以仅电脑能处理的形式被记录并满足生效的“文件”定义的任何信息。ii) (IT)通常用于一般描述计算机系统的电子文件,不管它们是文件或非文件状态。8 
以上定义,就可以看作对于电子文件这一概念进行定义的某一形式,但如果中外综合比较,两者之间还是有比较大的差别,国际组织和美、澳两国,比较强调电子文件本身的形式特征与技术特征。而我国有关定义,尤其是规范(包括近两个规范的征求意见稿)中的定义表达,相对而言,比较注重与档案管理相一致的特征认识。事实上,从我国电子文件管理体制确定之后,我国档案部门就重新启用“电子档案”一词,就意味着电子文件一词的理解,需和电子档案一词关联起来理解了,如同以往处理“文件”与“档案”的关系一样。鉴于我国的电子文件管理核心概念解释,首先立足于我国电子文件管理的实践进展,尊重现实情况,在本文研究中,我们认为,电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)、电子档案管理基本术语(征求意见稿)、电子文件元数据基本集(征求意见稿),具备规范的基本求,因而,就实际规范的制定而言,这三种定义表达,可以作为电子文件的定义基础。同时,比较起来看,电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)的电子文件定义,强调的是电子文件形成的技术环境,这跟国际档案理事会与发达国家的电子文件认识相一致;而后两者强调的是电子文件的形成主体与形成环境,这跟我国档案管理标准规范衔接比较好。 
因而,本文关于电子文件的定义,综合考虑,作以下表达 
“电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用,并可通过通信网络进行交换和传输的各种形式的信息记录。” 
这一定义的内涵如下 
第一,电子文件的形成主体是机关、团体、企事业单位、其他组织或个人(“国家机构、社会组织或个人”、“机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人”两类表述,后者可能更加明确一些)。 
第二,电子文件是在各主体履行其法定职责或处理事务过程中形成的。 
第三,揭示电子文件的技术属性是利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用,并以通过通信网络进行交换和传输。 
第四,揭示电子文件的形式多样性,包括文本、图形、图像、数据库、视频、音频等形式的电子信息。
  3 关于“电子文件管理”概念 
电子文件管理,目前国内没有明确定义,相关国家的术语规范也没有将其作为独立术语,但一般术语规范中有“电子文件”和“文件管理”词条。对于电子文件管理进行解释,比较权威的有国际ARMA协会2006年和2007对此进行的解释 
(1)是根据文件管理原理和方法,运用计算机设备和软件对信息系统中的电子文件和非电子文件进行的电子化管理。9 
(2)A.文件管理原则在电子文件中的应用。B.使用电子系统来应用文件管理原则的文件管理。10 
仔细分析一下,发现以上这两种解释都不适合我国的电子文件管理的实践。我国电子文件管理,尽管没有概念解释,但广泛接受了电子文件管理的全程管理原则。我国电子文件管理的研究者认为,电子文件管理,首先应该是覆盖电子文件整个运动过程的,如同我们在理论上强调的,电子文件管理,需覆盖全流程、全类型、全业务一样。因而,在本文中,我们认为,“电子文件管理”采用以下解释比较合适 
“电子文件管理是指对电子文件生命周期整个过程进行有效且系统控制的管理活动。” 
在这个定义表述中,需突出两点理解 
一是突出电子文件生命周期的完整性,并将这一特点作为电子文件管理的基础,并将电子文件生命周期的词条,置于电子文件管理之前,指出电子文件生命周期有一个整体过程,即“电子文件从形成、办理到最终处置(销毁或永久保存)的全过程”。 
二是注重电子文件的全程管理的特点,即对于整个运动过程实施有效且系统的控制。 
这个概念的定义基础,有以下两个方面 
一是基于电子文件整体运动的理解。电子文件整体运动可以有两种理论解释一种是文件生命周期理论,另一种是文件连续体模式。两种理论解释都能够反映出电子文件运动的一般规律,前者的优势在于理论说明简练、跟传统的文件与档案管理模式衔接性较好,并且,可以比较清楚地划分电子文件管理基本流程与主环节(电子文件运动有形成、办理、交换、传输、归档、移交、保管、利用、处置等环节),但难以解释电子文件某些特殊运动现象;后者的优势在于更好地说明电子文件多因素、跨时空运动的特点,但是对于实践部门来说,理解这种复杂和抽象的概念比较困难。 
在本文中,我们认为,采用电子文件生命周期理论的解释,将三个运动阶段与对应的管理系统EDMS、ERMS、TDR,作相对应的层次说明,这比较适合国际电子文件管理的运动阶段划分,也适合我国的电子文件管理与档案管理实践。 
二是基于我国电子文件管理法规文件的理解。在《电子文件管理暂行办法》中,把电子文件的运动划分为形成和办理、归档与移交、保管与利用等基本阶段,我们在此基础上,加上交换、传输、处置三个环节。 
在本文研究中,我们把电子文件管理运动阶段、管理系统、管理需求作以下层次关系表示(见图1) 
这一图示,能够揭示出电子文件全程管理的特点,同时比较明确地说明了电子文件从形成到档案馆永久保管所涉及的管理机构、管理系统及功能需求。 
4 关于“电子文件管理系统”的系列概念 
电子文件管理系统,需跟“电子文件管理”一词的理解密切关联起来。从图1中,我们可以看到,电子文件有着全程管理的需求,但由于我国电子文件管理体制与档案管理体制同时存在,因而,我们还需区分归档前的电子文件、归档后的电子文件、进馆后的电子文件在概念运用上的不同,而之所以用不同的概念,是因为这三个阶段的电子文件管理,有着不同的管理需。可见,电子文件管理系统,实际是需区分三个阶段,因而,也获得三个名称。在本文,我们将其称为“电子文件处理系统”(“Electronic Records Processing System”),“电子文件归档管理系统”(“Filing Electronic Records Management System”),“可信数字仓储”(“TDR——Trusted Digital Repository”)。 
由于电子文件的形成、办理、传输与交换等环节,是在现行机关的办公室自动化系统、业务系统中完成,因而,这一阶段的电子文件管理系统,和办理完毕或者归档后的电子文件管理系统,是有本质区别的。前者在国外一般称为“EDMS”(“Electronic Document Management System”),后者一般称为“ERMS”(“Electronic Records Management System”)。我国实践中,也存在类似情况,也需把这两者运用的系统区分开来,因而,在本文中,前者称为电子文件处理系统,跟EDMS相对应;而后者称为电子文件归档管理系统,跟ERMS相对应。 
4.1 电子文件处理系统的释义。鉴于与EDMS相对应,对于电子文件处理系统的解释,可以借鉴国外EDMS的定义。国外EDMS的定义主有如下几类 
(1)用以支持创建、使用和维护电子文档的自动化系统,其目的是提高组织的工作流程。这些系统不一定整合了文件管理功能,文档可能有情报价值而非证据价值(如文档可能不是文件)。11 
(2)由软件、硬件、策略和流程组成的系统,可以自动实现电子文件的起草、组织、追踪和分发。(注EDMS软件包括版本控制和签入/签出功能)12 
(3)使用自动化的技术、根据既定的政策和程序,恰当地分配、使用、存储、检索、保护和保留以数字格式存储的信息的软件应用。13 
在本文中,根据我国的实际情况与实际需,我们对于电子文件处理系统的释义,作如下表述 
“机关、企事业单位用于形成、办理、交换与传输电子文件的计算机信息系统,注重电子文件的业务流传、版本固定与现行效力,包括办公自动化系统和各种业务系统。这相对于国外的EDMS(Electronic Document Management System)。”
  4.2 电子文件归档管理系统的释义。电子文件归档管理系统的解释,可以借鉴ERMS的定义,国内外ERMS有以下几种释义 
(1)基于局域网络和信息数据库而运行的计算机管理系统,它能够对电子文件的录入、校对、审核以及数字化加工等流程进行管理,可以实现从档案纸质化管理向数字化管理的转变。14 
(2)为了满足业务对电子文件管理需而设计的系统,用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括档案工作者和文件使用者;授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法;政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁发政策的文件、程序和做法;文件本身;控制和记录的专门资料和文件系统;软件、硬件、其他设备、必工具等。15 
(3)用以管理电子文件创建、使用、维护和处置的自动化系统,其目的是提供业务活动的证据。这些系统维持适当的结构信息(元数据)和文件之间的联系,以支持它们的证据价值。16 
(4)由软件、硬件、策略和流程组成的系统,不考虑载体形式如何,自动起草、组织、追踪和分发文件的系统。(注电子文件管理软件包括保管表和处置)17 
在本文中,根据我国的实际情况与实际需,我们对于电子文件归档管理系统的释义,作如下表述 
“为了满足机关、企事业单位对归档电子文件管理需而设计的计算机信息系统,用以捕获、保存、维护、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。这相对于国外的ERMS(Electronic Records Management System)。” 
4.3 可信数字仓储的释义。鉴于中外都将进馆后的文件(电子文件)视作档案,在档案馆阶段注重电子文件的长期有效保存与利用,是一种国际共识,因而,“可信数字仓储”一词,中外基本上可以统一起来。为此,可以对其作如此的概念解释 
可信数字仓储是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统,它按照普遍接受的协议和标准设计并运行,具有切实可行的政策和实施方案,并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制,能够对数字资源提供者和用户长期负责,其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务,如,数字档案馆。 
5 结束语 
电子文件的内涵,电子文件管理的边界,电子文件管理系统的功能求,在我国都会因需处理电子文件归档前后的关系,而有不同的观点和声音。这一点,跟国外相比,可能我们因此更需共识,事实上,这也是电子文件管理术语规范注重国际接轨还是注重国情需的艰难选择。在本文中,我们更多考虑的是我国电子文件管理实践的需,也同时兼顾到国际接轨。本文由此提出的核心概念的探讨,希望引起更多专家学者的注意,以期有更多的讨论与交流。 
注①2011年12月下达由浙江省委办公厅承担,浙江大学、浙江省档案局、杭州市档案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本课题研究,得到国家电子文件管理部际联席会议办公室任守信副主任、姚思远处长,国家档案局技术部蔡学美副主任,中国人民大学赵国俊教授、安小米教授、王健教授、刘越男副教授、张宁副教授,安徽省档案局黄玉明副局长,苏州大学张照余教授等专家教授的指导。 
注②参考中国人民大学,电子文件管理百科。“TDR 是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统, 它按照普遍接受的协议和标准设计并运行, 具有切实可行的政策和实施方案,并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制, 能够对数字资源提供者和用户长期负责, 其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务。” 
参考文献 
1电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002). 
2国家档案局.电子档案管理基本术语.(征求意见稿). 
3国家档案局.电子文件元数据基本集.(征求意见稿). 
4冯惠玲.电子文件管理教程. M.北京中国人民大学出版社 20011. 
5联合国文档管理部(ARMS). Glossary of Recordkeeping Terms. 
613美国(SAA).A Glossary of Archival and Records Terminology. 
71116澳大利亚(NAA).Digital Recordkeeping Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records. 
8(美国密苏里州)Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative. 
9 ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems, Lenexas ARMA International. 
10ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms, 3rded, U.S,ARMA International, April 2007. 
1217ARMA Glossary of Records and Information – Management Terms. 3rd Edition. 
14国家档案局.电子文件安全管理指南(征求意见稿). 
15国家档案局.电子文件全程管理应用接口规范(征求意见稿). 
(作者单位浙江大学公共管理学院信息管理系 来稿日期2013-02-20)

  

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